Evoluer d’hôte ou hôtesse d’accueil vers une carrière de chef d’équipe réception
Un chef d’équipe réception sera responsable de recruter et former des hôtes. Lors des évènements c’est lui qui est responsable de la supervision et de l’encadrement de ses équipes afin de faire en sorte que tout se passe bien et que le client soit satisfait.
Devenir assistant ou assistante administratif
Un assistant administratif, en plus de jouer le rôle de standardiste, est généralement en charge d’organiser l’agenda de son responsable : programmer les réunions, envoyer les invitations, effectuer les réservations nécessaires, etc. Pour plus d’information vous pouvez aller consulter la fiche métier sur le site du CIDJ.
Choisir de passer d’hôte ou hôtesse d’accueil à assistant ou assistante RH
Un assistant RH aura lui pour mission principale de faire ce qu’on appelle du « sourcing ». Il devra diffuser les offres d’emploi sur différents sites de recrutement comme HotesseJob ou BoostYourJob, recevoir et trier les candidatures avant de transmettre à son responsable une première liste de candidats à recevoir en entretien.
Une fois ce travail effectué, l’assistant administratif aura pour mission d’organiser les entretiens en contactant individuellement chaque candidat afin de fixer un rendez-vous. Une fois le candidat sélectionné c’est souvent l’assistant RH qui sera chargé de les recontacter un par un afin de les informer du résultat de l’entretien.
Cette surenchère en terme de qualifications qui peut de prime abord sembler contraignante a finalement un impact à moyen et long terme très positif sur la carrière d’un hôte d’accueil qui peut espérer évoluer vers d’autres fonctions plus riches au sein de l’entreprise.
Bien sûre plus on évoluera plus le salaire sera intéressant.
Organisation :
Salaire moyen d’un(e)( hote(sse) d’accueil est de 1577eur brut mensuel.
Premier contact du visiteur ou du correspondant au téléphone, l’hôtesse-standardiste a un rôle de représentation de son entreprise.
Ce métier nécessite la mise en œuvre de compétences clés : sens de l’organisation, esprit de service, aisance et rigueur dans le contact avec le public, réactivité face à l’imprévu… Quelle que soit votre expérience, cette formation est un moment privilégié pour professionnaliser votre pratique d’hôtesse-standardiste.
Première personne qu’un visiteur rencontre lorsqu’il se rend dans une entreprise ou un office de tourisme, l’hôte(sse) d’accueil informe et oriente.
Ses atouts ? Un sourire et une connaissance parfaite des lieux… Il ne faut pas oublier que la qualité de l’accueil reçu conditionne le souvenir que l’on conserve d’un déplacement. Son rôle est donc essentiel et à ne surtout pas négliger !
Les Missions de l’Hôte(sse) d’accueil :
Le métier ne se limite pas à l’accueil physique de visiteurs ! En fonction de l’entreprise qui l’emploie, les missions de l’hôte(sse) seront différentes.
- En entreprise: réservation de taxi, tenue de standard téléphonique, organisation de réunions ou de conférences, réservation de salles, certaines tâches de secrétariat (Word, Excel), gestion des badges d’accès dans les locaux de l’entreprise, annonce des arrivées des clients, réception du courrier
- Dans les salons ou foire: démonstration de produits, rôle d’interprète entre le client et une entreprise, orientation des clients dans le salon…
- Dans les offices de tourisme: information sur les sites de la région, les hébergements, les animations culturelles…
- Dans l’hôtellerie: gestion des arrivées et des départs des clients, gestion de la réservation des chambres et du taux d’occupation de l’hôtel, renseignements touristiques…
- Dans les aéroports: accueil au sol des passagers, gestion de l’embarquement, gestion des flux passagers…
- Dans les établissements administratifs (mairie, ministère): aide dans les démarches administratives, dans la rédaction de formulaires, renseignements sur les démarches à effectuer avant tel ou tel acte, prises de rendez-vous…
1 – Identifier les enjeux de l’accueil : côté entreprise, côté clients
- Les nouvelles exigences des clients.
- Situer le rôle de l’hôtesse-standardiste et ses missions.
- S’organiser pour concilier standard, accueil et activités administratives.
- Savoir se tenir informée.
2 – Soigner l’image offerte au visiteur
- Réussir la première impression.
- Prendre en charge les visiteurs :
- les attitudes adaptées ;
- les mots justes pour chaque circonstance.
- Valoriser son capital image :
- son style ;
- son esthétique.
- Veiller à la qualité de son espace de réception.
3 – Accueillir au téléphone en vraie professionnelle
- Annoncer et valoriser sa société.
- Identifier avec tact et précision.
- Utiliser les bons mots pour :
- mettre en attente ;
- reprendre l’appel ;
- transférer l’appel ;
- Prendre un message précis et adapté aux besoins.
4 – Savoir gérer les situations délicates de l’accueil
- Gérer les priorités entre le téléphone, les visiteurs et les demandes internes.
- Cadrer dès le départ les situations délicates :
- l’usage de la fermeté ;
- l’usage de la rigueur à l’accueil.
- Traiter avec maîtrise les situations “difficiles” : agressif, confus, bavard.
Ce métier nécessite :
- Présentation impeccable: étant la première personne qu’un visiteur rencontre, l’hôte(sse) se doit d’être correctement habillé (et maquillée pour les femmes).
- Diplomatie et patience: savoir correctement expliquer comment se rendre dans tel ou tel bureau, répéter souvent la même chose tout en restant souriant…
- Gestion du stress: un téléphone qui sonne alors que l’hôte(sse) renseigne déjà un visiteur et qu’un coursier impatient demande la signature d’un bon de livraison ? Il faut savoir rester « zen » pour occuper ce poste qui combine « tâches multiples » et immédiateté dans la réalisation de celles-ci !